Czym jest akt poświadczenia dziedziczenia
Akt poświadczenia dziedziczenia to dokument notarialny, który potwierdza krąg osób uprawnionych do majątku po zmarłym i wielkość ich udziałów. Ma te same skutki prawne co postanowienie sądu o stwierdzenie nabycia spadku, więc po jego sporządzeniu można swobodnie dysponować majątkiem, składać go do księgi wieczystej czy przedstawiać w banku. Różnica leży w trybie – sprawa toczy się w kancelarii, nie na sali rozpraw, a cała procedura trwa krócej niż postępowanie przed sądem. Osoba sporządzająca dokument działa jako przedstawiciel zaufania publicznego, a jej czynności podlegają takim samym zasadom co inne akty tego typu.
Rozwiązanie to funkcjonuje w polskim prawie od stosunkowo niedawna i powstało po to, by odciążyć sądy w prostych, bezspornych przypadkach. Nie jest to jednak opcja dla każdego – jego zastosowanie ogranicza się do sytuacji, w których wszyscy zainteresowani godzą się na przebieg całej procedury.
Kiedy notariusz może poświadczyć dziedziczenie
Poświadczenie dziedziczenia u notariusza jest możliwe tylko wtedy, gdy między uprawnionymi nie ma żadnej różnicy stanowisk co do kręgu osób i wielkości przypadających im części. Jeśli choćby jedna osoba ma odmienne zdanie na temat tego, kto powinien otrzymać majątek, albo kwestionuje zapisy testamentu, kancelaria odmówi sporządzenia aktu i całość musi trafić do sądu. Warunkiem jest też to, że dana sytuacja nie została wcześniej poświadczona lub stwierdzona przez inny organ – nie można mieć dwóch dokumentów potwierdzających to samo.
Dokument obejmuje zarówno powołanie do majątku z mocy ustawy, jak i na podstawie testamentu, przy czym sprawdzana jest jego forma i pochodzenie. Jeśli ostatnia wola budzi wątpliwości co do autentyczności albo jej zapisy są niejasne, rozstrzygnięcie wymaga już udziału sądu. Informacje o tym, komu w ogóle przysługuje prawo do majątku po zmarłym, opisuje artykuł o tym, kto dziedziczy spadek w świetle przepisów.
Kto musi być obecny
Do sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia muszą zjawić się u notariusza wszystkie osoby, które mogą być uprawnione do majątku – zarówno z tytułu ustawy, jak i na podstawie testamentu, jeśli taki istnieje. Dotyczy to również osób, które złożyły już odrzucenie spadku – ich oświadczenia również trzeba uwzględnić w protokole. Nieobecność jednego z zainteresowanych, bez pełnomocnictwa, wyklucza przeprowadzenie całej czynności. W praktyce wymaga to wcześniejszego ustalenia, kto wchodzi w krąg bliskich zmarłego, co bywa trudniejsze, niż się wydaje, szczególnie przy dalszych stopniach pokrewieństwa.
Jak przebiega samo postępowanie
Postępowanie dzieli się na kilka etapów, które następują jeden po drugim i nie mogą zostać pominięte.
Spisanie protokołu dziedziczenia
Na pierwszym spotkaniu spisywany jest dokument, w którym wszyscy uczestnicy składają zgodne oświadczenia o przebiegu całej sprawy – podają dane zmarłego, informacje o testamencie, jeśli istnieje, oraz dane osób mogących wchodzić w krąg uprawnionych. Każdy z obecnych zapewnia przy tym, że nie są mu znane inne rozrządzenia tej samej osoby, nikt nie został wyłączony od udziału w majątku ani nie toczyło się wcześniej żadne inne postępowanie w tym zakresie. Taki protokół podpisują wszyscy uczestnicy oraz osoba, która go sporządziła.
Rejestracja w systemie i weryfikacja
Po spisaniu protokołu trafia on do elektronicznego rejestru aktów poświadczenia dziedziczenia. System sprawdza, czy dla tego przypadku nie zarejestrowano już innego aktu albo postanowienia wydanego przez sąd. Dopiero po pozytywnym wyniku takiej kontroli można przejść do kolejnego kroku – sporządzenia samego dokumentu.
Sporządzenie aktu poświadczenia dziedziczenia
Jeśli nic nie stoi na przeszkodzie, powstaje dokument, w którym wskazuje się uprawnionych i wielkość przysługujących im udziałów. Zostaje on ponownie zarejestrowany, co nadaje mu skutki prawne identyczne z postanowieniem sądu. Od tego momentu można go przedstawiać w urzędach, bankach i w wydziale wieczystoksięgowym.
Wskazówka: przed wizytą u notariusza dobrze przygotować akt zgonu, dokumenty tożsamości wszystkich zainteresowanych oraz oryginał testamentu, jeśli został sporządzony. Ich brak może wymusić kolejne spotkanie i wydłużyć całą procedurę.
Notarialne poświadczenie a sąd – co wybrać
Wybór między kancelarią notarialną a sądem zależy przede wszystkim od tego, czy strony się ze sobą zgadzają. Tam, gdzie taka zgoda panuje, droga pozasądowa jest szybsza i wymaga mniej formalności, bo odpada konieczność wyznaczania rozprawy i czekania na jej termin. Rozstrzygnięcie przed sądem staje się jedynym wyjściem, gdy pojawia się różnica stanowisk, nieznane jest miejsce pobytu jednej z osób uprawnionych albo testament trzeba dodatkowo zinterpretować. Decyzję, która droga będzie właściwsza w konkretnej sytuacji, dobrze skonsultować z notariuszem albo prawnikiem zajmującym się tego typu sprawami.
Osoby, które zastanawiają się, kto powinien zajmować się dalszym prowadzeniem spraw majątkowych po śmierci bliskiego, znajdą odpowiedź w materiale o tym, komu zlecić podział spadku. Poświadczenie dziedziczenia dotyczy samego ustalenia uprawnionych, a rozdzielenie składników majątku między nimi to odrębna czynność, którą również można przeprowadzić notarialnie lub sądowo.
Koszty i czas trwania procedury
Wysokość opłaty za sporządzenie aktu poświadczenia dziedziczenia zależy od wartości masy spadkowej i ustalana jest według taksy notarialnej, do której dodaje się koszt wypisów i rejestracji. Ostateczną sumę poda osoba prowadząca całą sprawę po zapoznaniu się ze stanem majątku – szczegółowe zasady wyceny takich usług opisuje ogólny artykuł o tym, ile kosztuje notariusz. Czas trwania całej procedury zależy od tego, jak szybko zbiorą się potrzebne papiery i uda się ustalić jeden wspólny termin – samo spisanie protokołu i przygotowanie dokumentu zajmuje zwykle jedną wizytę, o ile wszyscy uprawnieni się zjawią.
Dodatkowym wydatkiem bywa wpis prawa własności do księgi wieczystej na podstawie aktu, co odbywa się już poza kancelarią, w sądzie rejonowym właściwym dla położenia lokalu lub gruntu.
Najczęstsze pytania
Czy akt poświadczenia dziedziczenia można podważyć
Tak, osoba, która uważa się za pominiętą przy podziale majątku albo ma zastrzeżenia do treści dokumentu, może wystąpić do sądu o jego uchylenie i wszczęcie postępowania o stwierdzenie nabycia spadku. Sąd bada całą sprawę od nowa, niezależnie od wcześniejszych czynności notarialnych.
Czy notariusz może odmówić sporządzenia aktu
Może, jeśli uzna, że sprawa jest sporna, testament jest niejasny albo nie wszyscy zainteresowani złożyli zgodne oświadczenia. W takiej sytuacji jedyną drogą pozostaje postępowanie przed sądem.
Czy trzeba iść do notariusza w miejscu zamieszkania spadkodawcy
Nie, akt poświadczenia dziedziczenia można sporządzić u dowolnego notariusza w Polsce, niezależnie od miejsca zamieszkania zmarłego czy osób uprawnionych.
Decyzja o wyborze drogi pozasądowej ma sens wtedy, gdy rodzina jest zgodna i papiery są kompletne – w takiej sytuacji akt poświadczenia dziedziczenia pozwala zamknąć formalności szybciej niż czekanie na termin w sądzie. Gdy pojawiają się wątpliwości co do kręgu uprawnionych albo treści testamentu, lepiej od razu zwrócić się do sądu, bo próba uzyskania tego dokumentu u notariusza i tak zakończy się odmową.