Co warto wiedzieć o prowadzeniu polskiej firmy w Niemczech?

Coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na pracę w Niemczech. Skuszeni perspektywami otwierają działalności za granicą, nie jest to jednak takie proste. Niemieckie prawo bywa bardziej skomplikowane. O czym warto wiedzieć, prowadząc polską firmę w Niemczech?

Czym jest Gewerbe?

Polacy, zaczynając pracę w Niemczech, często otwierają Gewerbe, czyli jednoosobową działalność gospodarczą. Firmy związane z przemysłem, wytwórstwem, handlem czy świadczeniem wszelakich usług mają obowiązek rejestru działalności gospodarczej. Polacy często decydują się na rejestrację działalności, ponieważ Gewerbe gwarantuje wyższy dochód netto, ponadto Gewerbe nie nakazuje zameldowania w Niemczech, dzięki czemu firmę można prowadzić nawet z Polski.

Wybór tej formy wiąże się z mniejszym obciążeniem administracyjnym niż w przypadku spółek kapitałowych. Przedsiębiorca samodzielnie odpowiada za zobowiązania, co oznacza pełną odpowiedzialność majątkiem osobistym. Pomimo tego ryzyka Gewerbe pozostaje popularnym rozwiązaniem wśród osób świadczących usługi na terenie Niemiec, zwłaszcza w branży budowlanej, transportowej i remontowej.

Jak zarejestrować Gewerbe?

Żeby założyć jednoosobową działalność gospodarczą, należy zarejestrować firmę w niemieckim rejestrze działalności gospodarczej, dzięki temu będzie można uzyskać numer podatkowy w niemieckim urzędzie skarbowym.

Wnioski o założenie firmy należy kierować do poszczególnych urzędów skarbowych w zależności od początkowej litery nazwy spółki lub nazwiska przedsiębiorcy:

• nazwa spółki, nazwisko przedsiębiorcy zaczyna się na a, b, c, d, e, f, g — wniosek składa w Urzędzie Skarbowym w Hameln,
• nazwa spółki, nazwisko przedsiębiorcy zaczyna się na h, i, j, k, l — wniosek należy złożyć w Urzędzie Skarbowym w Oranienburg,
• nazwa spółki, nazwisko przedsiębiorcy zaczyna się na m, n, o, p, r — wniosek składa się w Urzędzie Skarbowym w Cottbus,
• nazwa spółki, nazwisko przedsiębiorcy zaczyna się na s, t, u, w, x, y, z — wniosek kieruje się do Urzędu Skarbowego w Nördlingen.

Dokumenty wymagane przy rejestracji

Procedura wymaga wypełnienia formularza Gewerbeanmeldung oraz przedstawienia dokumentu tożsamości. W niektórych przypadkach może być wymagane potwierdzenie kwalifikacji zawodowych, szczególnie w zawodach regulowanych, takich jak rzemiosło czy opieka zdrowotna. Po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku przedsiębiorca otrzymuje zaświadczenie o rejestracji (Gewerbeschein), które stanowi podstawę do wykonywania działalności.

Zgłoszenie do Finanzamt

Po zarejestrowaniu Gewerbe urząd automatycznie przekazuje informacje do Finanzamt (niemieckiego urzędu skarbowego). Przedsiębiorca otrzymuje kwestionariusz Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, który należy wypełnić i odesłać w ciągu kilku tygodni. Na tej podstawie przydzielany jest numer identyfikacji podatkowej oraz ustala się formę rozliczenia VAT.

Gewerbe może okazać się skomplikowanym procesem, szczególnie dla Polaków, którzy nie umieją tak dobrze języka niemieckiego, dlatego do prowadzenia firmy trzeba się dobrze przygotować. Pomocne mogą okazać się porady kancelarii Bartmanlegalupdates o prowadzeniu działalności w Niemczech.

Prowadzenie polskiej firmy na terenie Niemiec

Nie wszyscy jednak decydują się na założenie jednoosobowej działalności gospodarczej w Niemczech, niektórzy wolą prowadzić działalność w Polsce, a większość usług wykonywać na terenie Niemiec. Osoba zatrudniona ma możliwość czasowego oddelegowania się do innego kraju, należy jednak spełnić kilka warunków:

• większość działalności przedsiębiorstwa musi odbywać się w Polsce, musi znaleźć się tu biuro, tu muszą być płacone podatki, obrót w Polsce musi wynosić 25% obrotu firmy,
• działalność w Polsce musi trwać dłużej niż 2 miesiące,
• firma musi udowodnić, że w Niemczech będzie wykonywać usługi o podobnym charakterze,
• czas delegacji nie może przekraczać 24 miesięcy, jednak nowa umowa z innym kontrahentem sprawia, że czas jest naliczany od nowa.

Jeśli po zakończonej umowie wrócimy do Polski, przed ponownym wyjazdem należy zrobić 2-miesięczną przerwę. Do prowadzenia działalności w Niemczech, płacąc składki w Polsce, potrzebne jest zaświadczenie A1, wniosek o A1 składa się w ZUS-ie w formularzu US-1.

Kontrole delegowania pracowników

Niemieckie organy kontrolne regularnie weryfikują legalność delegowania pracowników. Podczas kontroli przedsiębiorca musi przedstawić dokumenty potwierdzające rzeczywistą działalność w Polsce — faktury, umowy z kontrahentami, wyciągi bankowe. Brak odpowiednich dowodów może skutkować karami finansowymi oraz wymuszeniem rejestracji działalności w Niemczech.

Obowiązki wobec Finanzamt przy delegowaniu

Nawet przy delegowaniu pracowników przedsiębiorca może mieć obowiązek zgłoszenia się do niemieckiego urzędu skarbowego. Dotyczy to sytuacji, gdy firma świadczy usługi podlegające opodatkowaniu VAT w Niemczech. W takich przypadkach konieczne jest uzyskanie numeru identyfikacyjnego VAT w Niemczech oraz składanie deklaracji miesięcznych lub kwartalnych.

Opodatkowanie dochodów z działalności w Niemczech

Prowadzenie działalności gospodarczej w Niemczech wiąże się z obowiązkiem rozliczenia podatku dochodowego. W przypadku Gewerbe przedsiębiorca płaci Einkommensteuer (podatek dochodowy od osób fizycznych) oraz Gewerbesteuer (podatek przemysłowy).

Einkommensteuer — niemiecki podatek dochodowy

Wysokość Einkommensteuer zależy od osiągniętego dochodu i waha się od 0% do 45%. System progresywny sprawia, że im wyższy dochód, tym wyższa efektywna stopa podatkowa. Osoby uzyskujące dochód poniżej 10 908 EUR rocznie (stan na 2023 rok) nie płacą podatku dochodowego ze względu na kwotę wolną od podatku.

Gewerbesteuer — podatek przemysłowy

Gewerbesteuer to lokalny podatek nakładany przez gminy. Stawka różni się w zależności od miejsca prowadzenia działalności — wynosi od około 7% do 17%. Przedsiębiorcy z dochodem poniżej 24 500 EUR rocznie są zwolnieni z tego podatku. Wyższe kwoty podlegają opodatkowaniu według zasad ustalonych przez daną gminę.

Składki na ubezpieczenia społeczne

Przedsiębiorcy prowadzący Gewerbe mają obowiązek ubezpieczenia zdrowotnego, mogą wybrać publiczny system ubezpieczeń (Gesetzliche Krankenversicherung) lub prywatny (Private Krankenversicherung). W przeciwieństwie do pracowników etatowych przedsiębiorcy nie podlegają obowiązkowi ubezpieczenia emerytalnego, chociaż mogą dobrowolnie przystąpić do systemu rentowego.

Różnice między Gewerbe a Freiberuf

Nie każda działalność wymaga rejestracji Gewerbe. Przedstawiciele tzw. wolnych zawodów (Freiberufler) — lekarze, prawnicy, architekci, dziennikarze, tłumacze — mogą wykonywać pracę bez konieczności zgłoszenia w urzędzie gospodarczym.

Zalety Freiberuf

Freiberufler nie płacą Gewerbesteuer, co znacząco obniża obciążenia podatkowe w porównaniu z przedsiębiorcami handlowymi. Ponadto nie są zobowiązani do członkostwa w izbie handlowej (IHK), co eliminuje dodatkowe opłaty. Wystarczy zgłoszenie do Finanzamt, które decyduje o zakwalifikowaniu działalności jako wolnego zawodu.

Kryteria kwalifikacji do Freiberuf

Decyzję o przyznaniu statusu Freiberufler podejmuje urząd skarbowy na podstawie charakteru wykonywanej pracy. Działalność musi być oparta na kwalifikacjach zawodowych lub twórczych, a nie na prostym handlu lub produkcji. Jeśli urząd odmówi uznania za Freiberufler, przedsiębiorca musi zarejestrować Gewerbe.

Obowiązki księgowe przedsiębiorców w Niemczech

Prowadzenie dokumentacji księgowej zależy od formy działalności i osiąganego obrotu. Przedsiębiorcy mający roczny obrót poniżej 600 000 EUR i zysk poniżej 60 000 EUR mogą prowadzić uproszczoną księgowość (Einnahmen-Überschuss-Rechnung, EÜR). Polega ona na ewidencjonowaniu przychodów i wydatków bez konieczności tworzenia bilansu.

Pełna księgowość — kiedy jest wymagana?

Gdy obrót przekracza 600 000 EUR lub zysk 60 000 EUR, przedsiębiorca musi prowadzić pełną księgowość zgodnie z zasadami podwójnego zapisu (doppelte Buchführung). Wymaga to sporządzania bilansu oraz rachunku zysków i strat. Wiele firm korzysta z usług biur rachunkowych lub Steuerberater (doradców podatkowych), którzy zapewniają zgodność z przepisami.

Terminy składania zeznań podatkowych

Zeznanie podatkowe (Steuererklärung) należy złożyć do 31 lipca roku następującego po roku podatkowym. Jeśli przedsiębiorca korzysta z pomocy doradcy podatkowego, termin wydłuża się nawet do końca lutego kolejnego roku. Niedotrzymanie terminu skutkuje karami finansowymi oraz odsetkami.

Ryzyko podwójnego opodatkowania

Polscy przedsiębiorcy prowadzący działalność w Niemczech mogą stanąć przed problemem podwójnego opodatkowania — sytuacji, w której ten sam dochód jest opodatkowany zarówno w Polsce, jak i w Niemczech. Na szczęście obydwa kraje są stroną umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Metoda unikania podwójnego opodatkowania

Umowa przewiduje metodę wyłączenia z progresją. Dochód uzyskany w Niemczech jest opodatkowany wyłącznie tam, ale w Polsce uwzględnia się go przy ustalaniu stawki podatkowej dla pozostałych dochodów. Dzięki temu nie płaci się podatku dwukrotnie, choć wyższy dochód może wpłynąć na progresję podatkową w Polsce.

Certyfikat rezydencji podatkowej

Aby skorzystać z ulg przewidzianych w umowie, przedsiębiorca musi uzyskać certyfikat rezydencji podatkowej wydawany przez polski urząd skarbowy. Dokument ten potwierdza, że osoba jest rezydentem podatkowym Polski i ma prawo do zastosowania preferencyjnych stawek wynikających z umowy międzynarodowej.