Co powinna zawierać umowa z biurem rachunkowym?

Jak wybrać biuro rachunkowe i co powinna zawierać umowa? Podpowiadamy, jakie punkty koniecznie powinny się w niej znaleźć.

Jak wybrać biuro rachunkowe?

Przy wyborze biura rachunkowego najważniejsze powinno być dla nas to, czy jego pracownicy są specjalistami w swojej dziedzinie. Jak to sprawdzić? Biuro rachunkowe powinno mieć odpowiednie licencje i certyfikaty (Sykulska.pl), które są potwierdzeniem kwalifikacji. Chodzi tu na przykład o Licencję Ministra Finansów, certyfikaty Centrum Informacji Księgowej oraz potwierdzenia odpowiednich szkoleń i kursów.

Inne ważne kwestie, na które warto zwrócić uwagę, to doświadczenie i specjalizacja branżowa, zakres usług (czy biuro pomoże nam akurat w tych zadaniach, na jakich nam zależy?), a także sprawa ubezpieczenia OC.

Kiedy już wybierzemy biuro, przyjdzie czas na spisanie umowy. Co powinno się w niej znaleźć?

Określenie stron

Na początek ważne jest określenie stron umowy. Co przez to rozumiemy? Otóż umowa powinna precyzyjnie identyfikować dane określające strony, które ją zawierają. W przypadku firm jednoosobowych nie stanowi to problemu. Sprawa się komplikuje w przypadku spółek. Ważny jest tu sposób, w jaki spółka jest reprezentowana, i dane osób, które są do jej reprezentowania uprawnione.

Okres i warunki wypowiedzenia

Umowa powinna też określać, na jaki czas została zawarta. Może to być czas określony lub nieokreślony. Jeśli zawieramy umowę na czas określony, warto zwrócić uwagę, czy zwiera ona możliwość jej wypowiedzenia, a jeżeli tak, to na jakich warunkach.

Zawarte w umowie warunki wypowiedzenia określają takie kwestie jak okres wypowiedzenia oraz warunki zwrotu wszystkich dokumentów. Jeżeli biuro prowadziło nie tylko papierowe, ale również elektroniczne archiwum, warto zabiegać, by w umowie znalazł się zapis pozwalający na pobranie również elektronicznej formy dokumentów. Usługa ta może być bezpłatna albo świadczona za dodatkową opłatą. Powinno się również zwrócić uwagę na zapis nakładający na biuro rachunkowe karę w sytuacji, jeżeli nie wywiąże się ono z przekazania dokumentacji.

Odpowiedzialność

W umowie powinno znaleźć się także zobowiązanie biura do ponoszenia odpowiedzialności za szkody wynikłe z niewłaściwego wykonania umowy. Biuro rachunkowe powinno przedstawić oświadczenie o posiadaniu ubezpieczenia OC – pozwoli ono zabezpieczyć ewentualne kary wynikłe z błędów w księgowaniu dokumentów.

Archiwizacja

Kolejnym punktem, jaki powinna zawierać umowa, jest zobowiązanie do prowadzenia i przechowywania konkretnych dokumentów przedsiębiorcy. Mogą one być przechowywane analogowo lub elektronicznie. W drugim przypadku archiwizacja jest łatwiejsza, ale i tak umowa powinna zawierać określone warunki, w jakich będzie się ona odbywać. Chodzi na przykład o to, czy biuro udostępnia klientom dokumenty online.

Wynagrodzenie

Umowa powinna też poruszać kwestię wynagrodzenia. Przy jej zawieraniu powinno się zwrócić uwagę na zakres usług świadczony w jego ramach. Opłata może zależeć od ilości comiesięcznie dostarczanych dokumentów., reprezentacji przed urzędami, ilości zatrudnionych pracowników. Dobrze jest na etapie formułowania umowy uzgodnić, co stanie się w sytuacji, gdy zostaną przekroczone ustalone limity i czy opłata ulegnie zmianie, jeżeli dokumenty dotrą do biura z opóźnieniem. Warto też przewidzieć sposób działania w sytuacji, jeżeli działalność zostanie zawieszona.

Rozstrzyganie sporów

Przy formułowaniu umowy trzeba też przewidzieć sposób rozstrzygania ewentualnych sporów. Oczywiście obie strony zakładają, że współpraca będzie się dobrze układać, ale trzeba koniecznie uwzględnić ewentualność, że pojawią się problemy. Sprawy ze sporów wynikających z umowy są z reguły wytaczane w miejscu jej wykonywania, czyli tak, gdzie mieści się siedziba biura rachunkowego. W umowie można jednak wyznaczyć inny sąd właściwy, na przykład miejsce siedziby powoda.